Pierwsza kawa, a czasem druga i trzecia. Przerwa na papierosa, która przeciąga się o kolejnego, bo koleżanka przyszła omówić „biurowy temat”. Lunch z klientem? Oczywiście, nawet jeśli klient w ostatniej chwili odwoła spotkanie, to szkoda nie zjeść w miłym miejscu. Poszukiwania zaginionych dokumentów i brak konkretnej listy zadań. Bezcelowość działań, niezorganizowanie, brak planu, brak procedur i „tylko chwilka” scrollowania na Facebooku. W taki sposób firmy tracą duże pieniądze każdego dnia. To właśnie marnowanie czasu przeznaczonego na pracę kosztuje je najwięcej.

Czas przeznaczony na pracę to nie to samo, co realny czas pracy
Nawet najlepiej zarządzana firma jest tak dobrze zorganizowana, jak jej najsłabiej zorganizowany pracownik. Brzmi kontrowersyjnie? A jednak – na całokształt funkcjonowania firmy, jej terminowość i skuteczność, pracuje cały zatrudniony zespół, począwszy od najwyższego szczebla, po szeregowych pracowników. Każdy powinien mieć określone zadania do wypełnienia i konkretny cel, aby firma działała niczym dobrze naoliwiona maszyna. Spójnie, jednorodnie, efektywnie.
Co jednak w sytuacji, gdy pracownicy najprościej mówiąc marnują czas, który powinni spędzać w określony sposób? Często marnowanie czasu w pracy nie wynika ze złej woli pracownika – takie przypadki jak biurowe bumelanctwo stanowią wręcz mniejszość. Znacznie częściej problemem są niewłaściwie wprowadzone procedury i podzielone obowiązki oraz złe zasady pracy.

Zasady, cele i strategie działania
Pracownik, który efektywnie wykonuje swoje działania w zaledwie 30 proc. czasu pracy, przez pozostałe 70 proc. musi się po prostu „czymś” zająć. Jeśli pracodawca nie przewiduje dla niego możliwości rozwoju ani nie daje mu opcji zarządzania zadaniami w taki sposób, by wypełniać odpowiednio wszystkie należne roboczogodziny, to warto zająć się tą sytuacją i wprowadzić korzystne dla obu stron zmiany.
Dobrze zorganizowane biuro daje swoim pracownikom możliwość efektywnego wypełniania obowiązków. Tak – daje im tę możliwość poprzez dostosowanie odpowiednich procedur, schematów, uświadomienie celu, określenie priorytetów i listy zadań, umożliwienie odbycia szkoleń i – przede wszystkim – zapewnienie informacji zwrotnej.
Wielu pracowników ma świadomość tego, że zbyt szybkie wypełnianie obowiązków nie będzie dla nich korzystne. Szef doda im kolejne, które mogą już nie pójść tak sprawnie. W ten sposób pracownik zaczyna wyglądać na mniej wydajnego niż na początku. Pracuje gorzej. Analogicznie jest w przypadku pracowników zagubionych, którzy nie do końca znają zakres swoich obowiązków, a tym samym marnują czas na poszukiwanie rozwiązań i odpowiedzi na swoje wątpliwości. Brak możliwości elastycznego działania oraz brak konkretnych procedur i szkoleń stanowią często fundament problemów związanych z marnowaniem czasu pracy.

Środowisko pracy też ma znaczenie
Praca na starym sprzęcie, wykorzystywanie przestarzałych technologii i uniemożliwianie pracownikom rozwoju, to grzechy wielu pracodawców i najprostsze przyczyny marnowania czasu.
Staroświeckie podejście do biznesu i stanie w miejscu w obliczu rozwijającej się technologii oraz metodyki pracy to czynniki przeważające szalę winy na niekorzyść pracodawcy, który w takiej sytuacji sam stanowi przyczynę marnowania czasu przez swoich pracowników.
Ciekawe podejście do tego zagadnienia można zaobserwować w nowoczesnych modelach zarządzania – tych liniowych, które umożliwiają pracownikom działanie w bardzo swobodnej, niemal przyjacielskiej atmosferze. W niektórych biurach, najczęściej w młodych zespołach, w trakcie dnia pracy przewiduje się chwilę na odpoczynek w specjalnie do tego przystosowanych pomieszczeniach, jak „sale zabaw” z kanapami i konsolami do gier, co stanowi bardzo interesujący kontrast w kwestii marnowania czasu. Okazuje się bowiem, że odpowiednio zbalansowana ilość obowiązków oraz czas przeznaczony na poukładanie myśli, zebranie inspiracji, czy po prostu chwilę odpoczynku, mogą przynieść zaskakująco pozytywne efekty i znacznie podnieść wydajność pracownika w obrębie jego zadań.
Nie bez powodu w niektórych krajach wprowadzono sześciogodzinny dzień pracy, bowiem spędzanie większej ilości czasu za biurkiem, gdy wszystkie zadania wykonać można szybciej, jest pozbawione sensu.

Urszula Rowińska @ursago