Z czym się kojarzy biuro? Do niedawna większość z nas zapewne powiedziałaby, że z ośmiogodzinnym dniem pracy, przesiadywaniem przed komputerem i korporacyjnymi absurdami, które tak wszyscy kochamy. To już przeszłość.

Badania z początku roku nie pozostawiają wątpliwości – 84 proc. ankietowanych chciało przynajmniej dwa-trzy razy w tygodniu pracować zdalnie. W praktyce taką możliwość miał zaledwie co szósty. Wynikało to z wielu czynników, ale głownie z obawy, że w domu nie da się pracować efektywnie. Pandemia, która wysłała 90 proc. z nas na home-office sprawiła, że po tygodniach upragnionej pracy zdalnej, coraz częściej zaczynamy tęsknić za powrotem do biura.

Biuro to nie tylko przestrzeń do pracy
W pierwszych dniach i tygodniach po przejściu na pracę zdalną niewiele osób zadawało sobie pytanie o to, jak wygodnie i bezpiecznie pracować. Krzesło, kanapa, łóżko – wszystko zostało pospiesznie zaadaptowane na biuro, a w sieci pojawiały się żarty pokazujące „okoliczności przyrody” w jakich przyszło nam działać.
Dość szybko okazało się jednak, że biuro, nasz drugi dom, może i ma wady, ale przynajmniej zapewnia dostęp do sprzętu (drukarki, serwery, skanery) i internetu, który nie zrywa się w połowie wideokonferencji. Nawiasem mówiąc niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że infrastruktura biurowa jest także dużo bezpieczniejsza niż połączenia z domu, a fakt, że reszta pracowników jest w zasięgu sprawia, że obieg informacji jest bardziej efektywny.
Dla wielu z nas pojawił się również problem z dostępem do ważnych informacji gromadzonych często w formie papierowej, a także z systemem decyzyjnym, który wymaga fizycznego podpisu na wniosku, fakturze, bądź rozliczeniu.

Elastyczny czas pracy to nie praca cały czas
Chodzenie do biura wyznacza nam bardzo istotny podział na czas pracy i odpoczynku. Z pewnymi wyjątkami, wyjście z biura po godz. 17 oznacza, że do następnego ranka jesteśmy domyślnie w trybie „niedostępny”. To wszystko wywróciło się do góry nogami, kiedy zostaliśmy zamknięci w domach. Skoro i tak od rana do nocy jesteśmy online, to przecież nic niezwykłego proponować calla o 19.30, prawda? Domyślnie jesteśmy w trybie dostępności, zwłaszcza jeśli korzystamy z jednego sprzętu do wykonywania obowiązków i rozrywki.
Nieliczni z nas pilnują, by po 17 wyłączyć komunikatory, powiadomienia o nowych wiadomościach i mailach. Duża część z nas zaczęła ponadto łapać się na przedłużaniu czasu poświęcanego na pracę i ograniczaniu tego, który powinien służyć wypoczynkowi. Przy ograniczonych możliwościach rekreacji było to nawet dość intuicyjne, ale wypalenie i przemęczenie, które się z tym wiążą, mogą dać o sobie znać.
W USA, gdzie zbadano ten problem, blisko 60 proc. ankietowanych deklarowało, że od czasu izolacji zauważa u siebie znaczne pogorszenie nastrojów i stany depresyjne.

Biuro – przedszkole – dom
Ci, którzy mają dzieci doskonale poznali, czym w praktyce jest multitasking. Przełączanie się pomiędzy pracą, gotowaniem, sprzątaniem, opieką, lekcjami online, wideołączeniami, pisaniem maili i odbieraniem paczek od kuriera, wymaga nie tylko podzielności uwagi, ale przede wszystkim zdolności do natychmiastowego „wejścia w temat”. Jeśli prowadzi się kilka niezależnych projektów, stanowi to nie lada wyzwanie i można złapać się na tym, że łącząc się z daną osobą nie wiemy do końca po co to zrobiliśmy.
W tej kwestii są dwa przeciwstawne stanowiska. Zgodnie z pierwszym ciągłe rozpraszanie się i zmiana tematu powodują szybsze zmęczenie, a co za tym idzie spadek efektywności i poczucie przepracowania – nawet jeśli faktycznie aż tak dużo nie udało nam się zrobić. Druga teoria głosi, że przerzucając naszą uwagę pomiędzy zadaniami, żadnemu nie poświęcamy zbyt wiele uwagi, dlatego „nie przekombinowujemy” zdając się na intuicję.
Faktem pozostaje, że nie każdemu taki system pracy odpowiada.

Kontakt z żywym człowiekiem
Większość z nas lepiej działa, gdy ma wsparcie zespołu – nawet zdeklarowani introwertycy. Między innymi dlatego firmy starają się maksymalizować ilość kontaktów między członkami zespołu, a od niedawna także pomiędzy ludźmi z różnych zespołów. Stąd taka popularność stref wspólnych, jak kuchnie, jadalnie i pokoje do odpoczynku, w których w niewymuszony sposób wymieniamy się informacjami ze współpracownikami.
Jak nietrudno zgadnąć od połowy marca utraciliśmy tę ważną możliwość, a odcięcie od relacji międzyludzkich, których nie zastąpi wideokonferencja, ogranicza naszą kreatywność. Wpływa również na tempo pracy. Normalnie, duża część informacji wymieniana jest „przy okazji”. Wiele inspirujących, a często kluczowych informacji przekazywanych jest ustnie. Gdy kontakty przeniosły się do świata cyfrowego, trudno za każdym razem jeśli chcemy o coś dopytać, zwoływać spotkanie, bądź dzwonić.
A nawet jeśli bylibyśmy w częstym kontakcie, umknie nam to, co buduje sedno przekazu – mowa ciała. Według szacunków odpowiada ona nawet za 60 proc. tego, co przekazujemy, więc pozbawienie się informacji niewerbalnych znacznie osłabia komunikację.

Jaka przyszłość czeka biura
Większość z nas zapewne ucieszy informacja o powrocie do biura. Nawet jeśli nie będzie to świadome przekonanie, pierwsze tygodnie powinny być łatwiejsze.
Powrócimy do rytuałów takich jak wymiana plotek przy porannej kawie, na nowo odkryjemy zawodowe znajomości i przynajmniej część spraw stanie się dla nas dużo łatwiejsza niż przez ostatnie tygodnie. Znów nauczymy się dzielić dzień na trzy główne części – pracę, odpoczynek i sen.
Dla naszej psychiki ważne również będzie to, że znów będziemy między ludźmi. A co dalej? Prawdopodobnie w większości firm praca zdalna zagości w większym wymiarze. Niektórzy przedsiębiorcy mówią o zmianie systemu pracy, który zakłada, że nawet połowa zespołu będzie regularnie pracować w trybie zdalnym, a zamiast przypisanych każdemu biurek, będziemy mieli system hot-desk, czyli taki, w którym każdy może zająć dowolne miejsce, które nie jest zajęte.
Na razie nie wiadomo, jak w czasach po-epidemicznych traktowane będą przestrzenie wspólne. Zgodnie z wytycznymi ekspertów, wszystkie powierzchnie powinny być regularnie dezynfekowane, powinniśmy zachować zalecaną odległość dwóch metrów od siebie i nosić maski. Trudno to sobie jednak wyobrazić w biurowej praktyce.
Jedno jest pewne – nieprędko wrócimy do normy z początku roku, więc może przy okazji warto pomyśleć nad tym, żeby zmienić to, co najbardziej nas irytowało zanim home-office stał się standardem?

Jakub Kompa