W dzisiejszym świecie negocjacje są jedną z kluczowych umiejętności niezbędnych pracownikom każdej firmy. Jednak wciąż pokutuje przekonanie, że dobry negocjator to osoba, która ma w rękawie wiele taktyk negocjacyjnych i używa ich dowolnie podczas rozmów. Badania pokazują zupełnie inną rzeczywistość. To umiejętność przygotowania się do rozmów decyduje o tym, czy osiągniemy sukces.

Nauczmy się zatem negocjacyjnego języka i wprowadźmy go w naszą codzienną praktykę!
W każdych negocjacjach jest kilka elementów, które należy jasno określić i przedyskutować z partnerem. Oto przygotowanie do negocjacji w pięciu krokach:

Krok 1: Określ Interesy
Partner biznesowy będzie ciebie słuchał, jeśli propozycja, z którą przychodzisz, będzie dla niego interesująca. Oznacza to, że najpierw powinieneś zidentyfikować jego interesy, a im więcej się o nich dowiesz, tym skuteczniej możesz później argumentować.
Pierwszy punkt przygotowania się do negocjacji to sporządzenie listy własnych interesów oraz listy interesów partnera. Zastanów się, jakie są interesy twojej firmy oraz twoje osobiste i zawodowe? Jest to ważne, gdyż interesy często mylimy z kwestiami negocjacyjnymi oraz stanowiskami. Jaka jest różnica? Interes to potrzeba, z powodu której chcemy zająć określone stanowisko podczas rozmów. Kwestie negocjacyjne zaś, to sprawy, co do których partnerzy podejmują decyzje.
Przykład: Twoje stanowisko to „otrzymać dodatkowe fundusze na szkolenia”, jednak interesem stojącym za tym stanowiskiem może być poprawienie komunikacji wewnętrznej poprzez zapewnienie menedżerom szkoleń z fedback i feedforward. Kwestią negocjacyjną będzie wielkość budżetu szkoleniowego, a argumentacją opartą o kryteria będzie ilość wskazań na złą komunikację menedżerów podczas odejść pracowników z firmy i wyliczenie kosztów zatrudniania oraz wdrażania nowych pracowników zsumowane z utraconymi przychodami firmy spowodowanymi wolniejszym wdrażaniem projektu.
Zawsze warto uporządkować taką listę z interesami według ich ważności – żeby się nie okazało, że zaspokoiłeś 9 z 10 interesów, a ten ostatni miał 90-procentową wagę.

Krok 2: Zdiagnozuj alternatywy i BATNA
Po określeniu interesów warto zastanowić się nad alternatywami i BATNA (Best Alternative To A Negotiated Agreement), czyli najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia. Zadaj sobie pytanie: „Co się stanie, jeśli nie dostanę budżetu? Jak inaczej mogę zrealizować określone wcześniej interesy?”. Określ najlepszą z alternatyw, czyli BATNA.
Niemniej ważne od określenia swojej własnej BATNA jest możliwie najdokładniejsze ustalenie realnych opcji, które na wypadek braku porozumienia posiada nasz partner. Czy partner zdaje sobie sprawę, jakie są koszty braku decyzji lub podjęcia decyzji odwrotnej do proponowanej przez nas? Dzięki opracowaniu BATNA będziesz dokładnie wiedział, czy rozmowy idą w oczekiwanym przez ciebie kierunku, a negocjowane porozumienie jest lepsze od alternatyw, które posiadasz. Opracowanie alternatyw wymaga trzech odrębnych działań:
1. Określenia wszystkich możliwych działań (alternatyw), jakie możemy podjąć, aby zaspokoić nasze interesy jeśli porozumienie nie zostanie osiągnięte,
2. Udoskonalenia kilku najbardziej obiecujących pomysłów i przekształcenia ich w praktyczne możliwości działania,
3. Dokonania tymczasowego wyboru najlepszej z tych alternatyw (BATNA).

Krok 3: Spisz kwestie negocjacyjne
Czyli spisz sprawy, co do których będziesz chciał podjąć decyzje w trakcie rozmów. O tym, co powinieneś umieścić na liście kwestii negocjacyjnych decydują twoje interesy, standardy branżowe lub rodzaj projektu, o którym mamy zamiar rozmawiać. Przykładami kwestii negocjacyjnych mogą być: wartość transakcji, wielkość budżetu szkoleniowego, terminy dostaw, ustalenie po czyjej stronie jest transport.

Krok 4: Zbuduj argumentację
Dla każdej kwestii powinieneś zbudować argumentację, którą partnerowi będzie trudno odrzucić. Najbardziej efektywne propozycje, które będą skłonni zaakceptować partnerzy, opierają się na obiektywnych kryteriach negocjacyjnych (argumentach). Takie argumenty powinny spełniać trzy warunki:
1. Argument powinien być obiektywny, czyli niezależny od woli stron. Ani ty ani twój partner nie możecie mieć na tę argumentację wpływu. Jeśli chcesz rozmawiać o podwyżkach, to takim argumentem będą: średnia krajowa, wzrost kosztów utrzymania w Polsce albo inflacja. Ani ty, ani szef nie macie na nie wpływu, a pokazują one obiektywnie, że realia w ostatnim roku się zmieniły. W transakcjach z partnerami w biznesie obiektywnymi argumentami będą: zmiana kursu waluty, zmiana cen surowców na giełdzie, czy też średnia stawka specjalisty na określonym stanowisku w danej branży.
2. Argumentacja powinna być dobrze uzasadniona, czyli pasująca do sytuacji i realiów, w których się znajdujemy. Np. dla większości stanowisk nie można porównywać płac w Polsce z płacami w Europie Zachodniej. Jednak już dla specjalistów IT – jak najbardziej.
3. Argumentacja powinna być zrozumiała dla twojego partnera i wygodna do stosowania. Wyobraź sobie sytuację, w której próbujesz pokazać partnerowi, ile czynników wpływa na wartość projektu i termin realizacji, posługując się wieloma czynnikami zrozumiałymi dla każdego w twojej firmie, ale kompletnie niezrozumiałymi dla partnera, którego podstawowa działalność dotyczy zupełnie innej branży. Taka argumentacja może być niezrozumiała i prawdopodobnie będzie wymagała dalszych wyjaśnień.
Tylko w sytuacji, gdy te trzy warunki są spełnione razem, możesz mówić o dobrze zbudowanej argumentacji, która doprowadzi ciebie do sprawnego załatwienia sprawy.

Krok 5: Przygotuj propozycje
Pamiętaj, że ludzie lubią mieć wybór! Zatem przygotuj kilka propozycji, a w każdej z nich wskaż, jakie będą konsekwencje w trzech aspektach: ludzkim, operacyjnym i finansowym. Wytłumacz partnerowi, które rozwiązanie rekomendujesz.

Negocjacje to sztuka i nauka
Omówiliśmy skrótowo tylko pięć elementów przygotowania, a jeszcze nie doszliśmy do samego wyboru sposobu komunikowania się: bezpośrednia rozmowa, wymiana e-maili czy może rozmowa telefoniczna – a badania pokazują, że w zależności od wybranej formy komunikowania się, wynik negocjacji będzie inny. Jak widzimy, negocjacje nie są procesem, w którym można przyjść na rozmowy i liczyć, że „jakoś to będzie”. Na przygotowanie się do rozmów warto poświęcić czas, bo jeśli tego nie zrobisz, to partner biznesowy może ciągle odrzucać twoje pomysły i propozycje, a to będzie przyczyną twojej frustracji. Negocjacje są zarówno sztuką jak i nauką, którą można przyswoić!

Nikolay Kirov