Biuro, które dziś kształtuje kulturę i przyciąga talenty, musi oferować realną wartość dodaną. W obliczu dominacji modelu hybrydowego, firmy coraz częściej muszą sięgać po narzędzia wykraczające poza sztywne regulaminy: od dofinansowania posiłków dostosowanego do pracy zdalnej, po projektowanie przestrzeni wspierającej neuroróżnorodność.

Nowoczesne biuro jest przestrzenią, która kształtuje kulturę organizacyjną, wspiera zaangażowanie i przyciąga talenty. Dziś dominującym modelem pracy jest system elastyczny: aż 62 proc. badanych pracowników pracuje hybrydowo, łącząc biuro z pracą zdalną.

Wiele organizacji wdrożyło „polityki powrotu” oparte na sztywnych zasadach, jednak sama polityka, nawet najlepiej napisana, nie wystarczy, aby przyciągnąć ludzi z powrotem do biurek. Firmy, które koncentrują się wyłącznie na formalnych zasadach, ryzykują pustkami w biurach, spadkiem motywacji i narastającą frustracją. Prawdziwy powrót wymaga połączenia trzech kluczowych elementów: sensu (po co wracamy), doświadczenia pracownika (co z tego ma) i komunikacji opartej na zaufaniu.

Biuro jako doświadczenie: Re-design, a nie rewolucja

Jeśli biuro ma stanowić realną wartość, musi być dostosowane do nowych potrzeb, od stref ciszy po sale projektowe. Eksperci doradzają re-design, a nie rewolucję. Oznacza to stopniowe wprowadzanie modyfikacji opartych na analizie i feedbacku pracowników.

– Dobrze zaprojektowane biuro powinno umożliwiać różne style pracy – od głębokiego skupienia po twórczą burzę mózgów. Dzięki temu rośnie poczucie bezpieczeństwa i komfortu pracowników, a w efekcie minimalizuje się rotację w firmie i wzmacnia wizerunek pracodawcy – podkreśla Adrian Ziubiński, Managing Director pracowni architektonicznej Concept Space.

Kluczowym trendem jest tworzenie biura przyjaznego neuroróżnorodność, które uznaje naturalne różnice w funkcjonowaniu mózgu. Dobrze zaprojektowana przestrzeń, która uwzględnia różne style poznawcze, zwiększa produktywność, redukuje stres i minimalizuje rotację.

Elementy wspierające neuroróżnorodność i komfort w biurze to m.in.:

• Strefy o różnym poziomie bodźców: strefy ciszy, focus roomy do pracy indywidualnej oraz przestrzenie kreatywne.
• Akustyka i kontrola hałasu: panele wygłuszające, kabiny akustyczne i odpowiednie wykładziny.
• Ergonomia i elastyczne stanowiska: biurka z regulacją wysokości i ergonomiczne krzesła.
• Technologia wspierająca: standaryzowane sale konferencyjne (kamera z automatycznym kadrowaniem, one-touch join) oraz aplikacje do rezerwacji biurek i sal.

Zmiany te powinny być wdrażane stopniowo, z ciągłym zbieraniem feedbacku od zespołu, aby przestrzeń faktycznie odpowiadała na potrzeby użytkowników.

Benefit, który łączy i integruje

Jedną z doskonałych okazji do budowania więzi i integracji pracowników oraz ich zaangażowania i kultury organizacyjnej jest wspólne jedzenie. Benefity żywieniowe przestają być miłym dodatkiem, a stają się inwestycją w fundamenty – energię ludzi i ich relacje.

– Umożliwienie pracownikom korzystania z benefitów żywieniowych nie tylko w biurze jest istotnym kierunkiem, zwłaszcza, że ponad 80 proc. pracodawców, którzy wdrożyli w firmie pracę zdalną, planuje utrzymać model hybrydowy (dane EY) – wyjaśnia Patrycja Peterson-Różycka, wicedyrektor HR w Benefit Systems

Dofinansowanie posiłków jest uznawane za jeden z najbardziej cenionych benefitów. Aż 88 proc. osób posiadających dofinansowanie ocenia je pozytywnie. Należy jednak pamiętać, że niska kwota dofinansowania jest główną przyczyną niezadowolenia (wskazywaną przez 64,3 proc. niezadowolonych).

Kluczem do utrzymania zadowolenia w erze hybrydowej jest elastyczność. Pracownicy oczekują wsparcia niezależnie od miejsca pracy:

• Dla 73,3 proc. osób pracujących hybrydowo lub zdalnie możliwość skorzystania z dofinansowania posiłków z dostawą do domu okazała się bardzo atrakcyjna.
• Ponad trzy czwarte respondentów (77,1 proc.) uważa za atrakcyjną możliwość zamówienia dofinansowanego posiłku w restauracji blisko miejsca pracy.
• Niemal dwie trzecie (62,9 proc.) chciałoby mieć możliwość zamówienia dofinansowanego posiłku w restauracji położonej blisko miejsca zamieszkania.

Takie elastyczne rozwiązania jak SmartLunch, oferują pracownikom dostęp do cateringu, dostaw do domu oraz zamówień w pobliskich restauracjach, a także możliwość zamawiania dań przez kafeterię MyBenefit.

Dobre praktyki na polskim rynku

Firmy w Polsce, takie jak B2 Impact Polska, wdrażają dni zespołowe jako fundament udanego systemu hybrydowego. W B2 Impact odpowiedziano na oczekiwanie 42 proc. badanych pracowników, wprowadzając SmartLunch, dzięki czemu posiłki stały się naturalnym momentem spotkania i budowania relacji.

Również w Project44 Polska, gdzie ograniczono pracę zdalną, jedzenie jest centralnym elementem kultury organizacyjnej. Pracownicy mają dzienny limit w aplikacji SmartLunch, dostępny wyłącznie dla osób pracujących w biurze, co celowo wspiera integrację.

– Serce firmy stanowi duża kuchnia, która jest nie tylko miejscem do wspólnych posiłków. Dzięki przesuwanym stołom i ekranom możemy ją szybko zaaranżować w przestrzeń na spotkania integracyjne, eventy czy globalne transmisje – mówi Marta Kleszowska Workplace Operations Manager Project44

Benefit Systems podkreśla znaczenie elastyczności i kompleksowego podejścia we wspieraniu dobrostanu. Firma wykorzystuje SmartLunch, finansując posiłki w stałej miesięcznej kwocie. Pracownicy mogą zamówić posiłek na bieżący dzień w biurze, a także na kolejny planowany dzień pracy zdalnej, a środki żywieniowe są dostępne również w ramach kafeterii MyBenefit.

Biuro przyszłości to miejsce, do którego pracownicy chcą wracać, ponieważ widzą w nim realną wartość.

Osiągnięcie tego celu wymaga strategicznego połączenia elastycznych benefitów żywieniowych (dostosowanych do pracy hybrydowej) z przemyślanym, analitycznym re-designem przestrzeni.

Chcesz poznać szczegółowe wyniki badań, opinie ekspertów i case studies firm, które już wdrożyły te rozwiązania? Pobierz e-book „Jak połączyć elastyczność home office z zaletami biura?”. Znajdziesz w nim kompleksowy obraz potrzeb pracowników oraz rekomendacje dotyczące budowania efektywnych, elastycznych i przyjaznych miejsc pracy.

Artykuł powstał na podstawie wyników badań, wniosków i rekomendacji zawartych w e-booku „Jak połączyć elastyczność home office z zaletami biura?”.