W ostatnich latach praca zdalna stała się niezwykle popularna, zwłaszcza w wyniku pandemii COVID-19, która zmusiła wiele firm do reorganizacji modelu pracy. Wielu Polaków decyduje się na wykonywanie pracy zdalnej dla zagranicznych firm, pozostając w kraju, podczas gdy inni wybierają bardziej słoneczne miejsca, takie jak Hiszpania czy Portugalia, pracując jednocześnie dla polskich pracodawców. Elastyczność tego modelu jest kusząca, ale wiąże się z kluczowym pytaniem: jakie podatki należy płacić i w którym kraju?

Rezydencja podatkowa jako punkt wyjścia

Podstawą do określenia, gdzie dana osoba powinna odprowadzać podatki, jest tzw. rezydencja podatkowa. W Polsce ustala się ją na podstawie dwóch głównych kryteriów. Są nimi:

• Ośrodek interesów życiowych – jeżeli dana osoba posiada w Polsce centrum swojej aktywności życiowej, np. rodzinę, mieszkanie, to może być uznana za polskiego rezydenta podatkowego.
• Czas pobytu – jeżeli dana osoba przebywa w Polsce ponad 183 dni w roku podatkowym, automatycznie uznaje się ją za rezydenta podatkowego.

Rezydencja podatkowa decyduje o obowiązku rozliczania się z dochodów w Polsce lub w innym kraju. Osoby pracujące zdalnie powinny dokładnie przeanalizować swoją sytuację, uwzględniając miejsce zamieszkania i powiązania rodzinne, aby uniknąć problemów z urzędami skarbowymi.

Praca zdalna z Polski dla zagranicznych firm

Osoby, które wykonują pracę zdalną z Polski dla zagranicznych firm, zazwyczaj pozostają polskimi rezydentami podatkowymi. W takim przypadku ich globalne dochody powinny być opodatkowane w Polsce. Kluczową rolę odgrywają tutaj umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, które Polska zawarła z wieloma krajami. W zależności od konkretnej umowy:

• dochód może być opodatkowany wyłącznie w Polsce,
• dochód może być opodatkowany w obu krajach, ale z możliwością odliczenia podatku zapłaconego zagranicą.

Dla przykładu, jeśli Polak pracuje dla amerykańskiej firmy z Polski, to zgodnie z umową między Polską a USA, jego dochód jest opodatkowany w Polsce. Ważne jest jednak, aby upewnić się, że zagraniczny pracodawca nie wymaga odprowadzania podatku w swoim kraju. Warto również sprawdzić, czy istnieje obowiązek składania deklaracji podatkowej w kraju pracodawcy, nawet jeśli podatek nie jest tam należny.

Praca zdalna z Hiszpanii lub Portugalii dla polskich firm

Polacy, którzy wykonują pracę zdalną z takich krajów jak Hiszpania czy Portugalia dla polskich pracodawców, muszą liczyć się z bardziej złożoną sytuacją podatkową. Rezydencja podatkowa może zmienić się na rzecz kraju, w którym pracownik przebywa dłużej niż 183 dni lub gdzie znajduje się jego ośrodek interesów życiowych. W takim przypadku:

• dochód pracownika powinien być opodatkowany w kraju rezydencji podatkowej, np. w Hiszpanii.
• polskie firmy, jako pracodawcy, mogą być zobowiązane do odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne zgodnie z przepisami lokalnymi.

Hiszpania i Portugalia mają szczególnie rygorystyczne przepisy dotyczące rezydencji podatkowej. W Hiszpanii, oprócz kryterium 183 dni, bierze się pod uwagę również miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oraz centrum interesów ekonomicznych.

Jak uniknąć podwójnego opodatkowania?

Uniknięcie podwójnego opodatkowania to jedno z największych wyzwań dla pracowników zdalnych. Polska zawarła umowy z wieloma krajami, w tym z Hiszpanią i Portugalią, które regulują zasady opodatkowania. Zazwyczaj stosuje się jedną z dwóch metod:

• Metoda wyłączenia z progresją – dochód opodatkowany za granicą jest wyłączony z opodatkowania w Polsce, ale wpływa na stawkę podatkową stosowaną do dochodu uzyskanego w Polsce.
• Metoda zaliczenia proporcjonalnego – podatek zapłacony za granicą jest odliczany od podatku należnego w Polsce.

Dla osób, które uzyskują większość dochodów w Polsce, korzystniejsza może być metoda wyłączenia z progresją. W przypadku, gdy wyższe dochody pochodzą z pracy zagranicą, metoda zaliczenia proporcjonalnego często okazuje się lepszym rozwiązaniem.

Składki na ubezpieczenia społeczne

W krajach UE obowiązują przepisy zapobiegające podwójnemu opłacaniu składek. Zasada jest prosta: składki należy odprowadzać w kraju, w którym rzeczywiście wykonuje się pracę. Pracownik zdalny powinien upewnić się, że posiada formularz A1, który potwierdza podleganie systemowi ubezpieczeń społecznych w danym kraju UE.

Formalności i ryzyka

Pracownicy zdalni mają obowiązek informowania zarówno polskich, jak i zagranicznych urzędów skarbowych o swojej sytuacji podatkowej. Brak odpowiednich zgłoszeń może prowadzić do problemów prawnych i kar finansowych. Dodatkowo, niektóre kraje wymagają rejestracji podatkowej przed rozpoczęciem pracy zdalnej na ich terytorium.

Więcej informacji na temat rezydencji podatkowej można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/.

Sisi Lohman