Termin Poka-Yoke pochodzi z języka japońskiego i oznacza „zapobieganie pomyłkom”. Zasada ta jest bardzo przydatna we wszystkich dziedzinach naszego życia – także w komunikacji i planowaniu pracy.

Projektując narzędzie w myśl ideologii Poka-Yoke, należy przewidzieć wystąpienie błędów w jego użytkowaniu i zastosować rozwiązania, które pomogą nam tych błędów uniknąć. Rozwiązania Poka-Yoke mogą uniemożliwić nieprawidłowe użytkowanie lub je w porę zasygnalizować, bowiem błąd ludzki może wynikać z rozkojarzenia lub chwilowej nieuwagi. Ponieważ natura ludzka nie jest nieomylna, za pomyłki odpowiedzialność (przynajmniej częściową) ponoszą procesy.
Rozwiązania typu Poka-Yoke znalazły szerokie zastosowanie w produkcji, na etapie projektowania rozmaitych sprzętów i maszyn. Przywykliśmy już do tego, że przedmioty codziennego użytku skonstruowano tak, aby uniknąć możliwości błędnego podłączenia lub przypominać nam o jakimś istotnym kroku. Kształt karty SIM umożliwia zainstalowanie jej jedynie w poprawny sposób, a kabel USB wsuniemy wyłącznie prawidłową stroną. Winda ani pralka nie ruszą przed zamknięciem drzwi, dźwięk w aucie będzie przypominał o zapięciu pasów, a okienko w komputerze poprosi o potwierdzenie, czy aby na pewno chcemy usunąć wybrany plik.
Warto zastanowić się, czy tę zasadę stosuje się, podświadomie lub nie, w relacjach międzyludzkich i codziennych czynnościach.

Jednym z narzędzi Poka-Yoke może być inteligencja emocjonalna, pozwalająca nam wysyłać komunikaty, które są „na miejscu”, a blokująca te, które powinny być trzymane na języku za zębami. Dzięki empatii i zgodnie z normami społecznymi składamy kondolencje na pogrzebie, zamiast proponować żałobnikom zabawę w kalambury.
Istnieje też siła pohamowań, ogłada, która „puka nas w czoło” na myśl o wskoczeniu do fontanny miejskiej w upalny dzień. Podobnie jest z intuicją lub pierwotnym instynktem, które wyostrzają naszą czujność, gdy schodzimy w ciemności po schodach, ostrożnie stawiając krok za krokiem i wysuwając przed siebie ręce.

Tam, gdzie intuicja może nas zawieść, o czujność dbają znaki, sygnały czy chociażby mowa ciała. Nauczeni jesteśmy od dziecka poznawać po minie dorosłych, kiedy przeciągnęliśmy strunę. Zatrzymujemy słowotok widząc ziewających słuchaczy. Przyjaciele, kiedy działają w trybie Poka-Yoke, pomagają nam dostrzec niepokojące sygnały w relacjach. Mówiąc: „przecież ona cię kontroluje”, „on jest taki za każdym razem, kiedy czegoś chce”, sygnalizują wystąpienie problemu w nadziei, że przejrzymy na oczy i nie sparzymy się już więcej.

Osobiste Poka-Yoke
Doświadczenie pomogło mi wypracować kilka nawyków typu Poka-Yoke, oto one:
● Odkąd zapomniałem o Dniu Babci i sprawiłem jej tym przykrość, skrupulatnie zaznaczam w kalendarzu wszystkie ważne daty i urodziny moich najbliższych. To prosty sposób, aby uniknąć niechlubnych przeoczeń.
● Większość e-maili w pracy dzielę na te wymagające mojej reakcji i te informacyjne.
● Każdego ranka uaktualniam listę zadań, dodając te niezaadresowane i układając je w kolejności od najpilniejszego. Zbyt wiele razy zawiodłem się na pamięci, a system list sprawdza się idealnie.
● Co więcej, posiadam też listę zadań ukończonych. Wklejam do niej wszystkie zamknięte akcje, aby pod koniec roku móc je sobie podsumować, czy dopisać te popisowe w końcoworocznej ocenie pracownika. Nie znosiłem, gdy podczas wypełniania samooceny zdarzało mi się niedostatecznie ją uzasadnić lub pominąć konkretne osiągnięcia.

Ostatecznie problemom można skutecznie zapobiegać poprzez usprawnianie procesów, a usprawniać je należy drogą analizy pomyłek lub przewidywania konsekwencji niedopatrzeń. Każdy z nas popełnia błędy i pewne jest to, że będzie to robił do końca swoich dni. Klucz tkwi w prawidłowym zdiagnozowaniu przyczyn tych błędów, aby ich nie powielać.

Jakie Poka-Yoke oszczędziło Wam kłopotów lub zażenowania?

Konrad Krzysztofik